Manajemen Konflik dan Manajemen Rapat

MANAJEMEN KONFLIK

1.    Pengertian Manajemen Konflik

Konflik adalah perbedaan pendapat antara dua atau lebih banyak anggota organisasi atau kelompok, karena harus membagi sumber daya yang langka, atau aktivitas kerja dan atau karena mereka mempunyai status, tujuan, penelitian, atau pandangan yang berbeda. Manajemen konflik merupakan serangkaian aksi dan reaksi antara pelaku maupun pihak luar dalam suatu konflik. Manajemen konflik termasuk pada suatu pendekatan yang berorientasi pada proses yang mengarahkan pada bentuk komunikasi (termasuk tingkah laku) dari pelaku maupun pihak luar dan bagaimana mereka mempengaruhi kepentingan (interests) dan interpretasi. Bagi pihak luar (di luar yang berkonflik) sebagai pihak ketiga, yang diperlukannya adalah informasi yang akurat tentang situasi konflik. Hal ini karena komunikasi efektif di antara pelaku dapat terjadi jika ada kepercayaan terhadap pihak ketiga.

Menurut Ross (1993) bahwa manajemen konflik merupakan langkah-langkah yang diambil para pelaku atau pihak ketiga dalam rangka mengarahkan perselisihan ke arah hasil tertentu yang mungkin atau tidak mungkin menghasilkan suatu akhir berupa penyelesaian konflik dan mungkin atau tidak mungkin menghasilkan ketenangan, hal positif, kreatif, bermufakat, atau agresif. Manajemen konflik dapat melibatkan bantuan diri sendiri, kerjasama dalam memecahkan masalah (dengan atau tanpa bantuan pihak ketiga) atau pengambilan keputusan oleh pihak ketiga. Suatu pendekatan yang berorientasi pada proses manajemen konflik menunjuk pada pola komunikasi (termasuk perilaku) para pelaku dan bagaimana mereka mempengaruhi kepentingan dan penafsiran terhadap konflik.

Fisher dkk (2001:7) menggunakan istilah transformasi konflik secara lebih umum dalam menggambarkan situasi secara keseluruhan.

• Pencegahan Konflik, bertujuan untuk mencegah timbulnya konflik yang keras.

• Penyelesaian Konflik, bertujuan untuk mengakhiri perilaku kekerasan melalui persetujuan damai.

• Pengelolaan Konflik, bertujuan untuk membatasi dan menghindari kekerasan dengan mendorong perubahan perilaku positif bagi pihak-pihak yang terlibat.

• Resolusi Konflik, menangani sebab-sebab konflik dan berusaha membangun hubungan baru dan yang bisa tahan lama diantara kelompok-kelompok yang bermusuhan.

• Transformasi Konflik, mengatasi sumber-sumber konflik sosial dan politik yang lebih luas dan berusaha mengubah kekuatan negatif dari peperangan menjadi kekuatan sosial dan politik yang positif.

Tahapan-tahapan diatas merupakan satu kesatuan yang harus dilakukan dalam mengelola konflik. Sehingga masing-masing tahap akan melibatkan tahap sebelumnya misalnya pengelolaan konflik akan mencakup pencegahan dan penyelesaian konflik.

Sementara Minnery (1980:220) menyatakan bahwa manajemen konflik merupakan proses, sama halnya dengan perencanaan kota merupakan proses. Minnery (1980:220) juga berpendapat bahwa proses manajemen konflik perencanaan kota merupakan bagian yang rasional dan bersifat iteratif, artinya bahwa pendekatan model manajemen konflik perencanaan kota secara terus menerus mengalami penyempurnaan sampai mencapai model yang representatif dan ideal. Sama halnya dengan proses manajemen konflik yang telah dijelaskan diatas, bahwa manajemen konflik perencanaan kota meliputi beberapa langkah yaitu: penerimaan terhadap keberadaan konflik (dihindari atau ditekan/didiamkan), klarifikasi karakteristik dan struktur konflik, evaluasi konflik (jika bermanfaat maka dilanjutkan dengan proses selanjutnya), menentukan aksi yang dipersyaratkan untuk mengelola konflik, serta menentukan peran perencana sebagai partisipan atau pihak ketiga dalam mengelola konflik. Keseluruhan proses tersebut berlangsung dalam konteks perencanaan kota dan melibatkan perencana sebagai aktor yang mengelola konflik baik sebagai partisipan atau pihak ketiga.

2.    Teori Konflik

Teori-teori utama mengenai sebab-sebab konflik adalah:

a. Teori Hubungan Masyarakat

Menganggap bahwa konflik disebabkan oleh polarisasi yang terus terjadi, ketidakpercayaan dan permusuhan di antara kelompok yang berbeda dalam suatu masyarakat.

Sasaran : Meningkatkan komunikasi dan saling pengertian antara kelompok  yang mengalami konflik, serta mengusahakan toleransi dan agar masyarakat lebih bisa saling menerima keragaman yang ada didalamnya.

b. Teori Kebutuhan Manusia

Menganggap bahwa konflik yang berakar disebabkan oleh kebutuhan dasar manusia (fisik, mental dan sosial) yang tidak terpenuhi atau dihalangi. Hal yang sering menjadi inti pembicaraan adalah keamanan, identitas, pengakuan, partisipasi, dan otonomi.

Sasaran : Mengidentifikasi dan mengupayakan bersama kebutuhan mereka yang tidak terpenuhi, serta menghasilkan pilihan-pilihan untuk memenuhi kebutuhan itu.  

c. Teori Negosiasi Prinsip

Menganggap bahwa konflik disebabkan oleh posisi-posisi yang tidak selaras dan perbedaan pandangan tentang konflik oleh pihak-pihak yang mengalami konflik.

Sasaran : Membantu pihak yang berkonflik untuk memisahkan perasaan pribadi dengan berbagai masalah dan isu dan memampukan mereka untuk melakukan negosiasi berdasarkan kepentingan mereka dari pada posisi tertentu yang sudah tetap. Kemudian melancarkan proses kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak atau semua pihak.

d. Teori Identitas

Berasumsi bahwa konflik disebabkan oleh identitas yang terancam, yang sering berakar pada hilangnya sesuatu atau penderitaan di masa lalu yang tidak diselesaikan.

Sasaran : Melalui fasilitas lokakarya dan dialog antara pihak-pihak yang mengalami konflik, sehingga dapat mengidentifikasi ancaman dan ketakutan di antara pihak tersebut dan membangun empati dan rekonsiliasi di antara mereka.

e. Teori Kesalah Pahaman antar Budaya

Berasumsi bahwa konflik disebabkan oleh ketidakcocokan dalam cara-cara komunikasi di antara berbagai budaya yang berbeda.

Sasaran : Menambah pengetahuan kepada pihak yang berkonflik mengenai budaya pihak lain, mengurangi pikiran negatif yang mereka miliki tentang pihak lain, meningkatkan keefektifan komunikasi antar budaya.

f. Teori Transformasi Konflik

Berasumsi bahwa konflik disebabkan oleh masalah-masalah ketidaksetaraan dan ketidakadilan yang muncul sebagai masalah sosial, budaya dan ekonomi.

Sasaran : Mengubah struktur dan kerangka kerja yang menyebabkan ketidaksetaraan dan ketidakadilan termasuk kesenjangan ekonomi, meningkatkan jalinan hubungan dan sikap jangka panjang di antar pihak yang berkonflik, mengembangkan proses dan sistem untuk mempromosikan pemberdayaan, keadilan, perdamaian, pengampunan, rekonsiliasi, pengakuan.

3.    Jenis Konflik

Terdapat berbagai macam jenis konflik, tergantung pada dasar yang digunakan untuk membuat klasifikasi. Ada yang membagi konflik berdasarkan pihak-pihak yang terlibat di dalamnya, ada yang membagi konflik dilihat dari fungsi dan ada juga yang membagi konflik dilihat dari posisi seseorang dalam suatu organisasi.

a.         Konflik Dilihat dari Posisi Seseorang dalam Struktur Organisasi

Jenis konflik ini disebut juga konflik intra keorganisasian. Dilihat dari posisi seseorang dalam struktur organisasi, Winardi membagi konflik menjadi empat macam. Keempat jenis konflik tersebut adalah sebagai berikut :

1. Konflik vertikal, yaitu konflik yang terjadi antara karyawan yang memiliki kedudukan yang tidak sama dalam organisasi. Misalnya, antara atasan dan bawahan.
2. Konflik horizontal, yaitu konflik yang terjandi antara mereka yang memiliki kedudukan yang sama atau setingkat dalam organisasi. Misalnya, konflik antar karyawan, atau antar departemen yang setingkat.
3. Konflik garis-staf, yaitu konflik yang terjadi antara karyawan ini yang biasanya memegang posisi komando, dengan pejabat staf yang biasanya berfungsi sebagai penasehat dalam organisasi.
4. Konflik peranan, yaitu konflik yang terjadi karena seseorang mengemban lebih dari satu peran yang saling bertentangan.

b.                                                         Konflik Dilihat dari Pihak yang Terlibat di Dalamnya

Berdasarkan pihak-pihak yang terlibat di dalam konflik, Stoner membagi konflik menjadi lima macam, yaitu :

1. Konflik dalam diri individu (conflict within the individual).

Konflik ini terjadi jika seseorang harus memilih tujuan yang saling bertentangan, atau karena tuntutan tugas yang melebihi batas kemampuannya. Termasuk dalam konflik individual ini, menurut Altman, adalah frustasi, konflik tujuan dan konflik peranan .

2. Konflik antar individu (conflict between individuals).

Terjadi karena perbedaan kepribadian antara individu yang satu dengan individu yang lain.

3. Konflik antara individu dan kelompok (conflict between individuals and groups).

Terjadi jika individu gagal menyesuaikan diri dengan norma-norma kelompok tempat ia bekerja.

4. Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama (conflict among groups in the same organization).

Konflik ini terjadi karena masing-masing kelompok memiliki tujuan yang berbeda dan masing-masing berupaya untuk mencapainya. Masalah ini terjadi karena pada saat kelompok-kelompok makin terikat dengan tujuan atau norma mereka sendiri, mereka makin kompetitif satu sama lain dan berusaha mengacau aktivitas pesaing mereka, dan karenanya hal ini mempengaruhi organisasi secara keseluruhan.

5. Konflik antar organisasi (conflict among organizations).

Konflik ini terjadi jika tindakan yang dilakukan oleh organisasi menimbulkan dampak negatif bagi organisasi lainnya. Misalnya, dalam perebutan sumber daya yang sama.

c.    Konflik Dilihat dari Fungsi

Dilihat dari fungsi, Robbins membagi konflik menjadi dua macam, yaitu:

1. Konflik Fungsional (Functional Conflict).

Konflik fungsional adalah konflik yang mendukung pencapaian tujuan kelompok, dan memperbaiki kinerja kelompok.

2. Konflik Disfungsional (Dysfunctional Conflict).

Konflik disfungsional adalah konflik yang merintangi pencapaian tujuan kelompok. Menurut Robbins, batas yang menentukan apakah suatu konflik fungsional atau disfungsional sering tidak tegas (kabur). Suatu konflik mungkin fungsional bagi suatu kelompok, tetapi tidak fungsional bagi kelompok yang lain. Begitu pula, konflik dapat fungsional pada waktu tertentu, tetapi tidak fungsional di waktu yang lain. Kriteria yang membedakan apakah suatu konflik fungsional atau disfungsional adalah dampak konflik tersebut terhadap kinerja kelompok, bukan pada kinerja individu. Jika konflik tersebut dapat meningkatkan kinerja kelompok, walaupun kurang memuaskan bagi individu, maka konflik tersebut dikatakan fungsional. Demikian sebaliknya, jika konflik tersebut hanya memuaskan individu saja, tetapi menurunkan kinerja kelompok maka konflik tersebut disfungsional.

MANAJEMEN RAPAT

1.    Pengertian Manajemen Rapat

Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik. Rapat adalah hal yang tak asing lagi di kalangan manajemen dan profesional. Bahkan sebagian besar orang penting menghabiskan waktunya untuk rapat dan rapat. Rapat itu sendiri terdiri dari berbagai jenis. Ada rapat mingguan, rapat pimpinan, rapat dengan para staf atau rapat di kantor lain, dan masih banyak rapat-rapat lainnya. Pada dasarnya rapat itu diadakan untuk mencapai persamaan persepsi, strategi, tujuan serta merencanakan langkah-langkah yang akan diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali rapat yang berlangsung efektif. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Wall Street Journal, rapat justru membuat waktu tidak produktif di kantor.

2.    Mengefektifkan Waktu Rapat

Dampak kerugian yang disebabkan oleh rapatpun tergolong tidak kecil. Jika dalam seminggu manajemen menghabiskan waktu untuk rapat 5 jam dalam seminggu, berarti dalam sebulan membutuhkan waktu 20 jam. Padahal waktu 20 jam dalam sebulan bisa digunakan untuk hal-hal yang lebih produktif.

Mengingat kerugian yang disebabkan oleh rapat, maka perlu diselenggarakan rapat yang lebih efektif. Untuk itu, sebelum diadakan rapat perlu ditetapkan sasaran dan tujuan yang ingin dicapai. Kemudian bagikan agenda tujuan dan topik yang akan dibahas dalam sehelai kertas pada calon peserta rapat. Jangan lupa cantumkan berapa lama waktu yang akan digunakan untuk rapat dan apa saja yang perlu dipersiapkan untuk rapat. Tekankan pada mereka untuk menghadiri rapat tepat waktu.

Ketika rapat dimulai, batasi interupsi hanya untuk hal-hal mendasar dan mendesak. Kemudian lakukan pembahasan secara jelas. Di akhir pembahasan, buatlah daftar kesimpulan dan langkah-langkah strategis yang akan dilaksanakan. Kemudian, jika ada peserta rapat yang memiliki kepentingan lain, dipersilahkan meninggalkan tempat. Kemudian lanjutkan pembahasan dengan peserta rapat yang tersisa. Perhatikan waktu yang dihabiskan untuk jalannya rapat. Jika sekiranya pembahasan membutuhkan waktu lama, lakukan voting untuk melanjutkan pembahasan. Jangan memperpanjang waktu tanpa persetujuan peserta. Ingat, jangan membicarakan masalah di luar pokok bahasan. Pemimpin rapat yang terlatih biasanya mampu menjaga pembicaraan agar tidak keluar jalur.

3.    Membuat Rencana Rapat

Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsur 5W + 1H, yakni :

1. Why, mengapa rapat diselenggarakan

2. What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat.

3. Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penentuan orang yang akan diundang di rapat sesuai dengan materi rapat.

4. Where, dimana rapat akan diselenggarakan.

5. When, kapan rapat akan diselenggarakan.

6. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup.

4. Memimpin Rapat

Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh pimpinan.

Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni :

1. Memahami tujuan rapat yang akan diselenggarakan.
2. Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat.
3. Memahami setiap acara rapat.
4. Memahami perencanaan prosedur rapat.
5. Menghubungi/menyiapkan notulen rapat.
6. Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi.
7. Mempersiapkan perlengkapan rapat.
8. Memeriksa ruangan rapat.

Pimpinan rapat yang baik memenuhi kriteria sebagai berikut ;

1. Berbicara spontan.
2. Mengemukakan gagasan cemerlang.
3. Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat.
4. Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan.

Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi, ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain yakni :

1. Pengelolaan konsumsi dan akomodasi.
2. Pengelolaan tempat rapat.